1

Proje Yönetimi Bilim midir? Sanat mıdır?

Posted by mgocean on March 11, 2012 in Kazanılmış Değer Analizi, Kestirim, Motivasyon, Proje Yönetimi, Yönetici, Yönetim |

Proje Yönetimi bilim midir sanat mıdır?   Öncelikle hiç gizem yapmadan cevabı verelim; her ikisi de…

Proje Yönetiminin bilim kısmı konusunda internet üzerinde birçok kaynaktan bilgi alınabilir.  Bilimsel yöntemlerin kullanıldığı, planlama, izleme, raporlama konularında GüzelBlog’da da faydalı yazılar bulabilirsiniz;

– Critical Path : http://guzelblog.com/2009/10/06/critical-path-method-cpm-kritik-yol/
– Kazanılmış Değer Analizi : http://guzelblog.com/2009/06/02/proje-yonetimi-kazanilmis-deger-analizi-earned-value-management/
– Kestirim Yöntemleri : http://guzelblog.com/2009/05/28/proje-yonetimi-kestirim-yontemleri/

Peki ya işin sanat boyutu?  İşte burası bilgi kadar uygun mizaca ve öngörüye de ihtiyaç duymaktadır.  Burası tamamen ilişki yönetimine hitap eder.  Proje Ekibinin motivasyonunu ayakta tutmak (http://guzelblog.com/2009/09/11/proje-ekibinin-performansin-arirmak-icin-motivasyon/), projenin tüm paydaşları ile olan ilişkileri iyi seviyede tutmak proje yönetiminin sanat boyutunun çok önemli kısımlarını tarif eder.

Proje Ekibi – Üst Yönetim İlişkisi:

Proje Yönetici’sinin görevlerinden en önemlisi projenin gidişatını olduğu gibi sponsorlara ve üst yönetime raporlamak, öngörülen riskleri ve gerçekleşen sorunları sorumluları, kaynakları ve aksiyon planları ile bildirmektir.   İşte bu noktada işin sanat boyutu biraz zorlaşmakta.  Özellikle proje yönetimi metodolojisi ile çalışma kültürü çok eskiye dayanmamış organizasyonlarda bu tip bildirimler birçok paydaşın hoşuna gitmeyecek, projenin gidişatının fotoğrafını beğenmeyen paydaşlar fotoğraftaki pozu beğenmemesine karşılık pozdaki düzenlemeleri yapmak yerine fotoğrafçıyı (proje yöneticisini) suçlama eğiliminde bulunabileceklerdir.  Proje Yöneticisinin sorunları ve riskleri ilgili üst yönetimlere eskale etmesi ve raporlamasının görevinin önemli bir parçası olduğu net bir şekilde ifade edilmeli…  Bu raporlamalar kısa vadede sorun yaratmış olsa da projenin sağlıklı yürümesi için çok önemlidir.  Halının altına süpürülen sorunların projenin ilerleyen aşamalarında ortaya çıkması çözüm için daha sınırlı ve zamana sahip olmak anlamına gelir.  Bu nedenle, riskler ve sorunlar tespit edildikleri anda raporlanmalı, proje ekibinin ve diğer paydaşların motivasyonunu düşürmeyecek şekilde raporlanmalıdır.

Müşteri Yönetimi :

Özellikle IT Projelerinde hassasiyetle yönetilmesini gereken bir diğer ilişki yolu.   Müşteri – Analist – Yazılımcı arasındaki ilişkidir.  Öncelikle bu ilişkinin yolu bozulmamalı ve projenin başında belirlenen iletişim planı disiplinli bir şekilde uygulanmalıdır.   Tavsiyemi örneklemek gerekirse, rasyonel bir proje sürecinde Müşteri – Analist ile ihtiyaçları görüşür ve belirler, Analist de bu ihtiyaç setini Yazılımcı ile paylaşır.   Yazılımcının kapsam ve alternatif çözüm yöntemleri konusunda yorumları olursa yine bunu Analist ile paylaşır.   Yani Müşteriyi hem Analist hem de yazılımcı ile diyaloga sokmak doğru değildir.   Müşteriye tezat bildirimler olabilir yanlış anlaşmaların yaşanması neredeyse kesinleşir.

Genelde müşteriler de yazılımcılar ile konuşmak konusunda isteklidirler.  Müşterinin ideal çalışma yöntemini ifade etmek gerekirse;  yazılımcı müşterinin yanında bilgisayarı ile oturur, müşteri ihtiyacını sözel olarak ifade eder, yazılımcı da 30 saniye içerisinde sözel ifadeyi kodlar, test eder, compile eder ve uygulamayı müşterinin onayına sunar.  bir çeşit speech to code teknolojisi yani 🙂

Bu tip bir ilişkinin pratik olarak mümkün olmamakla beraber müşteriler bu aşamaya kısmen erişmek için uygulamanın geliştirildiği ortama en yakın nokta ile iletişimde olmak ister.  İşte bu noktada müşteriye aradan analisti çekmeden geliştirme ortamına yakın olduğunu hissettirmek çok iyi bir ilişki yönetimi ister.

Proje Ekibi Koordinasyonu :

Üst yönetim – Geliştirme Ekipleri,   Müşteri –  Şirketiniz ilişkilerini tarif ettikten sonra, Geliştirme Ekipleri arasında ilişkileri yönetmek de projenin ve şirketin geleceği için çok önemlidir.   Artık hiçbir uygulama kapalı devre çalışmamakta.   Her uygulamanın her modülü artık birbiri ile entegre.   Direkt veri alışverişi olmasa dahi artık tek cümlelik bir ihtiyaç birden çok ekibin çalışmasını etkileyebilir.  İşte bu  noktada kapsamın doğru dağıtılması her ekipten beklentilerin çok net ifade edilmiş olmasını sağlamak da proje yöneticisinin görevleri arasındadır.  Arada muğlakta kalmış kapsamlara müdahale edilmezse sorun testler aşamasında ortaya çıkar ve çözümlemek için çok az zaman ve kaynak kalmış olabilir.

Burada üzerinde hassasiyetle durulması gereken birkaç ilişkiden bahsettik ama bu ilişkilerin sayısı ve çeşitliliği çok artabilir.  Yönetilmesi gereken ilişki sayısı paydaş sayısını “n” ile ifade edersek n X (n-1) / 2  dir.  Dolayısı ile sonradan eklenen her paydaş neredeyse yönetilmesi gereken ilişki sayısını neredeyse %50 arttırmaktadır.  Taşeronlar, hukuk departmanları, kamu kuruluşları her an karşınıza bir paydaş olarak çıkabilir.   Bu ilişkilerin yönetilmesini kolaylaştırmak için geçmiş çalışma ve projelerden edinilen tecrübeleri kullanarak planlama yapmak ve yapılan plana sadık kalmakla mümkündür.  Tabii bunun yanı sıra her zaman gerçekçi, dürüst ve tutarlı bir duruş proje yönetimi “sanatının” olmazsa olmazıdır.

Tags: , , , , , , ,

1 Comment

  • Proje yönetimine ilişkin bizim eğitimlerde anlattığımız ve öğretmeye çalıştığımız tüm teknik ve araçlar “science of project management” kapsamındadır ve benim düşünceme göre proje yönetiminin %302una hitap eder. Geri kalan %70 “art of project management” tır ki o da insanları yönetme, yönlendirme, iletim ve koordinasyon becerileri gerektirir.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright © 2006-2017 Güzel Blog All rights reserved.
This site is using the Desk Mess Mirrored theme, v2.0.3, from BuyNowShop.com.