0

RFP Nasıl Hazırlanır?

Posted by mgocean on September 20, 2014 in Girişimcilik, İş Modeli, İş Planı, Yönetim |

Kaliteli bir RFP (Request for Proposal) dokümanı ve RFP sürecinin iyi sürdürülmesi sizin bu işi ne kadar profesyonel yönettiğinizin birer göstergesi olacaktır.  Satınalma ile ilgili karşılıklı beklentilerin baştan netleşmesini sağlayarak satınalma öncesi ve sonrasındaki yaşanabilecek ciddi sıkıntıların önüne geçecektir. RFP  yapılacak bir satın alma işlemi için potansiyel satıcılara kendinizi tanıtmak, satın alınacak ürünü anlatmak, işbirliği potansiyeli olan şirketlerin size ve satışa yaklaşımını anlamak için önemli bir dokümandır.

RFP

RFP

RFP dokümanını hazırlamadan önce satın alma kararınızı etkileyecek kriterleri ve bunları görece önemlerinin belirtilmesi gerekmektedir. Ürünün olmazsa olmaz özellikleri, tercih edilen özellikleri, teklif edilen fiyat, bakım şartları, SLA anlaşmaları, teklif veren firmanın referansları, ürünün tedarik süreleri karar kriterlerinin ortak elemanlarıdır. FRP’de olması gereken diğer başlıklar;

Teklif Süreci Takvimi: Bu takvim, RFP’nin potansiyel satıcılara dağıtılma tarihi, satıcıların RFP üzerinde sorularını sormaları için son tarihi, RFP’nin teslim tarihini içermelidir. Opsiyonel olarak konsinye gönderim ya da demo tarihleri de bu kısımda belirtilebilir. Şirketlerin RFP hakkındaki sorularının gruplanarak belirli bir tarihe kadar iletilmesi konusu önemlidir aksi takdirde kontrol edilemez bir sürece girilebilir. Sorulara verilen cevapların tamamını periyodik olarak diğer tüm teklif verecek firmalarla paylaşılması mükerrer soruları önlemekle birlikte, teklif verenler açısından da bilgi bütünlüğü sağlayacak, yanlış anlaşmaların önüne geçecek ve sürecin daha adil işlemesini sağlayacaktır.

Şirket Hakkında: Şirketinizin tanımı faaliyet alanı ve geçmişi ile ilgili bilgi verilir.

Satın Alma Amacı: Satın alınacak ürünün kuruma faydaları neler olacak?

Mevcut Durum: Ürünün satın alınmasından önce süreçler nasıl ilerliyor? Süreç akış şemaları, eldeki kaynaklar ile tanımlanmalı. Mevcut sürecin temel sorunlar neler? Operasyonel işler mi fazla, maliyetli bir süreç mi? Süreci işletme hızı mı yeterli değil?

Ürün Gereksinimleri ve Özellikleri: Bu kısım daha kolay değerlendirebilmek adına bir excel dosyası halinde hazırlanmalı. Gereksinimler ve özellikler gruplandırılmalı (örn: Teknik gereksinimler, ekipman gereksinimleri, kalite gereksinimleri ve ürüne özel diğer gruplar olabilir. ) Teklif verenlerin excel dosyası üzerinde her bir gereksinim için çoklu seçim yapabilecekleri bir alan olmalı bu değerler “Gereksinim Ürünümüzle Karşılanmakta”, “Gereksinimin Karşılanması için Modifikasyon Gerekmekte”, “Gereksinim Başka bir Sağlayıcı Tarafından Karşılanmakta”, “Gereksinim Karşılanmamakta” seçenekleri yer almalı. Teklif verenler bu seçeneklerden (ya da seçenek kümesine sizin ekleyeceğiniz seçeneklerden) birini seçmeli, seçenek kümesinden farklı bir opsiyon seçememelidir. Bu durum değerlendirmek için kolaylık sağlayacaktır. Teklif verenin yorumlarını yazması için ayrıca bir “Açıklama” alanı her biri gereksinim için olmalı. Fonksiyonel olmayan yani ürününü kalitesi ile ilgili gereksinimler de mutlaka belirtilmeli.

Gizlilik: Bu başlık altında Teklif süreci ve RFP dokümanı ile ilgili gizlilik şartlarını hukuk departmanlarına danışarak belirtmek gerekir.

Diğer Şartlar: Teklif süreci ve RFP ile ilgili şartlar belirlenir. Şirket olarak sizin süreci durdurma, herhangi bir teklif vereni sürecin dışında tutma vs. gibi yetkilerinizin olduğunu belirtin.

RFP

RFP

Tedarik / Proje Süreci: Teklifi kabul edilen firmanın ürünü ne kadar zamanda hazırlayacağı / tedarik edeceği, proje planı gerekli kaynaklar, ürünün hazırlanması aşamasından sizden beklenecek kaynak ve desteklerin detayları istenmelidir.

Bakım Destek ve Garanti Şartları: Ürünün beklenen garanti süresi, bakım süreçleri ve maliyeti, Hizmet Seviyesi anlaşmaları bu başlık altında belirtilmelidir.

Teklif Formatı: Teklif sunumunda kullanılacak format. Ürün Kalemlerinin fiyatları, yıllık bakım maliyeti, ürününü kullanımı için gereken destekleyici ürünler ve ekipmanların fiyatı. Örneğin bir yazılım ürünü için yazılımın üzerinde çalışacağı sunucuların işletim sistemi, veritabanı , donanım gereksinimleri. Ürünün istenilen gereksinimleri karşılamak için modifiye edilecek ise modifikasyon maliyeti ve diğer maliyetleri her firmadan aynı formatta alınmalı.

Değerlendirme Kriterleri: Teklif içerisinde hangi kriterlerin içerisinde kalınması gerektiği belirtilmeli. Örneğin 4 aydan önce tedarik edilemeyecek ürünler, projesi süresi 8 ayı geçen ürünler, Önem seviyesi “Çok Önemli” olan gereksinimlerini hepsini karşılamayan ürünler, RFP içerisindeki takvimde belirtilen günde teslim edilmeyen ürünler, garanti süresi 1 yıldan az olan ürünler, 7×24 Destek Hattı sunmayan firmaların teklifleri, Demo / konsinye gereksinimlerini karşılayamayan firmalar, ISO 9001 Sertifikasına sahip olmayan ürünler, Türkiye’de ofis açmayan firmaların teklifleri değerlendirme dışı kalacaktır tarzı kriterler bu başlık altında belirtilmelidir. Özetle, teklifleri değerlendirmek için ne tür donelerin kullanılacağı baştan belirlenirse RFP hazırlamak ve gelen teklifleri değerlendirmek o kadar kolay olacaktır.

Tags: , , , ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Copyright © 2006-2017 Güzel Blog All rights reserved.
This site is using the Desk Mess Mirrored theme, v2.0.3, from BuyNowShop.com.